کانون مهندسین فارغ‌‌التحصیل دانشکده فنی دانشگاه تهران

آیین‌‌نامه داخلی هیئت مدیره

این آیین‌‌نامه، در جلسه مورخ 26/07/1403 شورایعالی کانون به تصویب رسید و جایگزین نسخه قبلی مصوب 23/03/1370 شد.

ماده 1): مقدمه:

هیئت مدیره پس از شورای عالی، بالاترین رکن کانون و مطابق اساسنامه، نماینده قانونی و اجرایی و مسئول اداره امور کانون است. آیین‌نامه داخلی هیئت مدیره بر پایه مفاد اساسنامه کانون تدوین شده است.

ماده 2): تعاریف:

مفاهیم واژه‌‌های خلاصه شده در این آیین‌‌نامه به شرح زیر است:

کانون: منظور کانون مهندسین فارغ‌‌التحصیل دانشکده فنی دانشگاه تهران است.

اساسنامه: منظور اساسنامه کانون مهندسین فارغ‌‌التحصیل دانشکده فنی دانشگاه تهران است.

هیئت مدیره: منظور هیئت مدیره کانون است.

تعاریف و شرایط و طرز تشکیل و شرح وظایف ارکان کانون، مطابق با مفاد اساسنامه است و در هر جا که ضرورت داشته، به پاره‌‌ای از مفاد اساسنامه اشاره شده است.

ماده 3): ساختار:

3 – 1: تعداد اعضای هیئت مدیره و چگونگی انتخاب آنان مطابق اساسنامه است.

3 – 2: تکرار انتخاب یک فرد توسط شورای عالی به عنوان عضو هیئت مدیره، به دفعات و در چندین دوره بلامانع است.

3 – 3: شورای عالی می‌‌تواند در هر زمان نسبت به تعویض هر یک از اعضای هیئت مدیره تصمیم‌‌گیری کند.

3 – 4: اعضای اصلی و علی‌‌البدل هیئت مدیره، بابت سمت و مسئولیت و کار خود و حضور در جلسات، حقوق و یا حق‌‌‌الزحمه‌‌‌ای دریافت نمی‌‌‌‌کنند.

3 – 5: هیئت مدیره هر دوره، تا انتخاب هیئت مدیره جدید، وظایف محوله را ادامه می‌‌دهد.

3 – 6: هیئت مدیره دارای رئیس و نایب رئیس و منشی است که اعضای اصلی هیئت مدیره آنان را در اولین جلسه پس از انتخاب توسط شورای عالی، از بین خود انتخاب می‌‌کنند و باید به تأیید شورای عالی برسد. هیئت مدیره می‌‌تواند در هر زمان که لازم باشد و با کسب تأیید شورای عالی، اعضای دیگری را جایگزین آنها ‌‌کند.

3 – 7: دبیر کانون یکی از اعضای اصلی هیئت مدیره غیر از رئیس، نایب رئیس و منشی است که اعضای اصلی هیئت مدیره او را از بین اعضای شورای عالی عضو هیئت مدیره، در اولین جلسه هر دوره انتخاب می‌‌کنند و باید به تأیید شورای عالی برسد. هیئت مدیره می‌‌تواند در هر زمان که لازم باشد و با کسب تأیید شورای عالی، عضو دیگری را با همان شرایط جایگزین وی ‌‌کند.

3 – 8: خزانه دار کانون یکی از اعضای اصلی هیئت مدیره غیر از رئیس، نایب رئیس، منشی و دبیر است که اعضای اصلی هیئت مدیره او را از بین خود در اولین جلسه هر دوره انتخاب می‌‌کنند و باید به تأیید شورای عالی برسد. هیئت مدیره می‌‌تواند در هر زمان که لازم باشد و با کسب تأیید شورای عالی، عضو دیگری را جایگزین وی ‌‌کند.

3 – 9: درصورت استعفا و یا فوت هر یک از اعضای اصلی هیئت مدیره،، یکی از اعضای علی‌البدل به ترتیب تقدم از لحاظ تعداد آرای مأخوذه در انتخابات توسط شورای عالی، خودبخود عضو اصلی هیئت مدیره شناخته خواهد شد. درصورتی که عضو جایگزین شده از بین اعضای هیئت رئیسه یا دبیر یا خزانه دار باشد، تجدید انتخابات داخلی و کسب تأیید شورای عالی ضروری است.

3 – 10: هیئت مدیره منتخب موظف است در اسرع وقت نسبت به ثبت قانونی تغییرات اقدام کند.

3 - 11: تا زمانی که مراحل ثبت قانونی تحقق نیافته باشد، دارندگان حق امضای قبلی، همچنان عهده‌‌دار امضای اوراق و اسناد تعهد آور مصوب هیئت مدیره هستند.

3 – 12: در صورتی که عضو هیئت مدیره بدون داشتن عذر موجه قادر به انجام وظایف و مسئولیت‌‌های محوله از سوی هیئت مدیره نباشد یا 5 جلسه عادی متوالی بدون داشتن عذر موجه و یا بیش از 10جلسه عادی غیر متوالی و به هر عذری، نتواند در جلسات هیئت مدیره شرکت کند، با تصویب هیئت مدیره و کسب تأیید شورای عالی، مستعفی شناخته خواهد شد. تشخیص عذر موجه با هیئت مدیره است.

3 – 13: درصورتی که عضو مستعفی از بین اعضای شورای عالی عضو هیئت مدیره باشد، شورای عالی نسبت به تعیین جایگزین وی تصمیم‌‌‌گیری می‌‌کند.

3 – 14: در صورتیکه دبیر کانون به عللی از قبیل بیماری یا مرخصی و یا مسافرت، برای مدتی کمتر از دو ماه نتواند وظایف خود را انجام دهد، با تصویب هیئت ‌مدیره موقتاً ً یکی از اعضای هیئت ‌مدیره وظایف دبیر کانون را انجام خواهد داد و در صورت تجاوز از این مدت، هیئت مدیره موظف است یکی دیگر از اعضای خود با همان شرایط را تعیین و جهت کسب تأیید به شورای عالی معرفی کند.

ماده 4): مسئولیت‌‌ها، اختیارات و شرح وظایف:

4 – 1:هیئت‌ مدیره نماینده اجرایی و مسئول اداره امور کانون و اجرای برنامه‌‌های مصوب مجامع عمومی و شورای عالی و هماهنگ کردن فعالیت‌‌های کانون، در حدود مقررات و مفاد اساسنامه و آیین‌‌نامه‌‌‌های مربوط و مصوبات شورای عالی است.

4 – 2: اختیارات هیئت مدیره، در چارچوب مسئولیت‌‌ها و شرح وظایف مندرج در اساسنامه است.

4 – 3: مطابق اساسنامه، دبیر کانون مجری مصوبات هیئت مدیره است و در حدود اختیاراتی که از سوی هیئت مدیره به وی تفویض می‌‌شود نماینده قانونی کانون محسوب شده و از طرف کانون حق امضا دارد.

4 – 4: خزانه‌‌دار مسئول امور مالی کانون است و مطابق مفاد اساسنامه، آیین‌‌نامه‌‌های مصوب و اختیارات و وظایفی که از سوی هیئت مدیره به وی تفویض می‌‌شود انجام وظیفه خواهد کرد و حق امضا خواهد داشت.

4 – 5: هیئت مدیره می‌‌تواند بدون سلب مسئولیت از خود، بخشی از وظایف خود و یا مدیریت بخشی از فعالیت‌‌های کانون را به هر یک از اعضای خود واگذار کند

4 – 6: هیئت مدیره می‌‌تواند برای اجرای پاره‌‌ای از اهداف و وظایف مندرج در اساسنامه و مصوبات شورای عالی و آیین‌‌نامه‌‌های مصوب، بدون سلب مسئولیت از خود، نسبت به تشکیل کمیسیون یا کمیته یا کار‌‌گروه‌‌های ویژه، اقدام یا یکی از اعضای کانون را مسئول انجام وظیفه کند.

ماده 5): برگزاری جلسات:

5 – 1: جلسات عادی هیئت مدیره، به طور معمول دو بار در هر ماه و جلسات فوق‌‌‌العاده برحسب نیاز تشکیل می‌‌شود. برنامه منظم تشکیل جلسات عادی و لزوم تشکیل جلسه فوق‌العاده با توافق اکثریت اعضای هیئت مدیره تعیین می‌‌شود.

5– 2: دستور کار هر جلسه، به پیشنهاد اعضا و با تأیید رئیس هیئت مدیره تعیین می‌‌شود.

5– 3: دعوت به تشکیل جلسه عادی یا فوق‌‌العاده، با درج دستور کار، تاریخ، زمان و محل برگزاری جلسه، با امضای رئیس و در غیاب وی با امضای نایب رئیس هیئت مدیره، حداقل یک روز قبل از برگزاری، کتباً (از طریق ایمیل) و همراه با مدارک مورد بررسی در آن جلسه، به همه اعضای اصلی و علی‌‌البدل اعلام می‌‌شود.

5 – 4: مدت برگزاری هر جلسه، عادی به طور معمول تا دو ساعت تعیین می‌‌شود.

5 – 5: هر عضو هیئت مدیره که نتواند در جلسه‌‌ای شرکت کند، لازم است قبلاً و از طریق دبیرخانه، عدم حضور خود را به اطلاع رئیس هیئت مدیره برساند و در غیر این صورت غیبت وی غیر موجه محسوب خواهد شد.

5 – 6: اداره جلساتهیئت مدیرهبه ‌عهده رئیس و در غیاب وی به عهده نایب رئیس و در غیاب هر دو به عهده دبیر کانون است. در صورت عدم حضور هر سه نفر، جلسه رسمیت نخواهد یافت.

ماده 6): تصمیمات و مصوبات:

6 – 1: جلسات هیئت مدیره با حضور حداقل 5 نفر از اعضای اصلی رسمیت خواهد داشت و تصمیمات و مصوبات با موافقت حداقل 4 نفر معتبر خواهد بود.

6 – 2: در صورتی که تعداد اعضای اصلی حاضر در جلسه، کمتر از 5 نفر باشد ولی با حضور اعضای علی‌‌‌البدل به حد نصاب برسد، به تشخیص رئیس جلسه و برحسب موضوع مورد بررسی و غیر از موارد تعهد ‌آور قانونی، اعضای علی‌‌البدل حاضر در جلسه، به ترتیب تقدم، بجای اعضای اصلی غایب در آن جلسه، حق رأی خواهند داشت.

6 – 3: تشخیص شیوه رأی‌‌‌گیری کتبی (با ورقه) یا شفاهی، برای تصویب هر موضوع، به عهده رئیس جلسه است.

6 – 4: گزارش هر جلسه هیئت مدیره (صورت‌‌جلسه)، شامل تاریخ و زمان و مدت برگزاری، شماره دوره، شماره جلسه در آن دوره، محل برگزاری، دستور کار جلسه، اسامی اعضای اصلی به تفکیک حاضران و غایبان با اطلاع قبلی و غایبان بدون اطلاع قبلی، اسامی اعضای علی‌البدل حاضر، اسامی مهمانان حاضر در جلسه، خلاصه اهم مذاکرات انجام شده و متن تصمیمات و مصوبات جلسه است.

6 – 5: هر صورت‌‌جلسه پس از تنظیم توسط منشی هیئت مدیره، حداقل یک روز قبل از تاریخ برگزاری اولین جلسه بعد، کتباً (از طریق ایمیل) به اطلاع اعضا رسانده می‌‌شود. این صورت‌‌جلسه، پس از قرائت در اولین جلسه بعد و انجام اصلاحات احتمالی طبق نظر حاضران، به تصویب می‌‌رسد.

6 – 6: صورت‌‌جلسه مصوب، پس از درج امضای منشی و رئیس جلسه، توسط منشی هیئت مدیره به دبیرخانه ارجاع می‌‌شود تا به اطلاع شورای عالی برسد و همچنین به افراد و کمیته‌‌ها و بخش‌‌‌هایی که عهده‌‌دار اجرای مصوبات هستند ابلاغ شود. درج امضای منشی و رئیس جلسه در مدارکی که به تصویب می‌‌رسد و به صورت‌‌جلسه پیوست می‌‌شود نیز ضروری است.

6 – 7: صورت‌‌جلسات مصوب، باید علاوه بر بایگانی در پرونده‌‌های ویژه، به صورت الکترونیکی نیز بایگانی و حفظ شوند.

پایان

پیوست آیین نامه داخلی هیات مدیره