آيين‌نامه مالي و نحوه پرداخت

كانون مهندسين فارغ التحصيل دانشكده فني دانشگاه تهران

مصوب شوراي عالي 1404/05/30

فهرست مطالب:

بخش اول: كليات

ماده يك–چار چوب معاملات

ماده دو–طبقه بندي معاملات

بخش دوم: مراجع تصميم‌گيري

ماده سه–مراجع تصميم گيري

بخش سوم: روش انجام معاملات خريد

ماده چهار–معاملات جزيي

ماده پنج–معاملات متوسط

ماده شش–معاملات عمده

ماده هفت–تحويل كالا و خدمات

بخش چهارم: روش انجام معاملات فروش و ارائه خدمات

ماده هشت - معاملات جزيي

ماده نه–معاملات متوسط و عمده

ماده ده–فروش خدمات

بخش پنجم: كميسيون معاملات

ماده يازده–كميسيون معاملات

بخش ششم: نحوه پرداخت

ماده دوازده–معاملات جزيي

ماده سيزده–معاملات متوسط و عمده

بخش هفتم: ساير مقررات و مواد

ماده چهارده - موارد خارج از شمول مزايده و مناقصه

ماده پانزده–تقسيم و تجزيه معامله

ماده شانزده–معاملات به صورت معاوضه

ماده هفده–خريد خدمات كارشناسان

ماده هجده–فاکتور معاملات جزیی

ماده نوزده–پرداخت هزينه‌هاي مطابق با قوانين و مقررات جاري دولتي

ماده بيست–تعداد مواد و تاريخ تصويب و تنفيذ آيين نامه

بخش اول: كليات

ماده يك:منطبق بر ماده 23 اساسنامه، كليه امور مالي كانون براساس آيين‌نامه مالي و در چارچوب بودجه مصوب مجمع عمومي و تصميمات شوراي عالي خواهد بود. بر اين اساس كانون كليه معاملات خود را از قبيل خريد (اعم از مصالح، كالا، مواد، ماشين آلات فني و لوازم اداري و غيره) و انعقاد هرگونه پيمان يا قرارداد با اشخاص حقيقي يا حقوقي (خدمات فني و غير فني، حسابرسي، مشاوره، اجاره، رهن، تعمير و نگهداري، ترخيص كالا) و فروش (لوازم اسقاط و مستعمل) و ساير اموري كه در راستاي اهداف كانون باشد، بر اساس ضوابط مندرج در اين آيين نامه و برمبناي اساسنامه و بودجه سالانه مصوب به عمل خواهد آورد.

ماده دو:معاملات مربوط به خريد و انجام امور كانون از نظر مبالغ در هر سال مالي، در سه سطح صورت مي‌گيرد.

الف–معاملات جزيي

عبارت است از معاملاتي كه مبلغ آن ازیکصد برابر حق عضويت سالانه اعضای كانون، براي هر مورد تجاوز ننمايد.

ب–معاملات متوسط

عبارت است از معاملاتي كه مبلغ آن بيشتر ازیکصد و كمتر از پانصد برابر حق عضويت سالانه اعضاي كانون براي هر مورد معامله باشد.

ج–معاملات عمده

عبارت است از معاملاتي كه مبلغ آن بيش از مبلغ معاملات متوسط براي هر مورد معامله باشد.

تبصره يك: حد نصاب در معاملات، با توجه به آيين‌نامه عضویت کانون و بر مبنای حق عضویت سالانه اعضای اصلی (حقیقی) تعيين می گردد.

بخش دوم: مراجع تصميم‌گيري

ماده سه:مراجع تصميم گيري در انجام معاملات در سطوح سه گانه ماده دو اين آيين نامه، به شرح زير تعيين مي‌گردند:

الف–معاملات جزيي–دبير كانون

ب–معاملات متوسط–دبير كانون با اخذ مجوز از (كميسيون معاملات/ هيات مديره)

ج–معاملات عمده - هيات مديره / شوراي عالي

تبصره يک: هيات مديره و دبير كانون مي‌توانند بخشي از اختيارات خود را به هر يك از اعضاي پيوسته و يا كاركنان كانون تفويض نمايند. تفويض اختيارات، از مسئولان سلب مسئوليت نخواهد نمود.

تبصره دو: موارد مندرج در بودجه سالانه پس از تصویب توسط شورای عالی و مجمع، نیازی به مراجعه مجدد به مراجع تصمیم گیری ندارد.

بخش سوم: روش انجام معاملات خريد

ماده چهار:در مورد معاملات جزيي، مامور كانون مكلف است پس از تحقيق كامل در خصوص كيفيت و قيمت،معامله را با رعايت صرفه و صلاح كانون و با اخذ مجوز دبير كانون صورت دهد.

مامور خريد بايد ذيل فاكتور خريد كالا و يا خدمات را با قيد نام و نام خانوادگي و تاريخ و ذكر اينكه با ملاحظه شرايط و كيفيت موردنظر، معامله با كم ترين بهاي ممكن انجام شده امضا نمايد. دبير كانون كنترل و تاييد لازم را انجام خواهد داد.

ماده پنج:در مورد معاملات متوسط مامور كانون، موظف است پس از تحقيق كامل در خصوص كيفيت و شرايط معامله و اخذ استعلام بهاي كتبي از فروشندگان اصلي و يا انجام دهندگان كار، قيمتهاي پيشنهادي را جهت بررسي و اخذ مصوبه مراجع تصميم گيري، به دبير كانون ارائه نمايد. دبير كانون پس از اظهار نظر كتبي پيشنهاد خود را به مرجع بالاتر ارائه مي‌كند.

مراجع تصميم‌گير، انتخاب بهينه را با توجه به كيفيت و مرغوبيت و ساير شرايط معامله، جهت انجام معامله به دبير كانون ابلاغ مي‌نمايند.

تبصره يك: در برگ استعلام بها، بايستي نوع و مشخصات فني كالا يا خدمات به طور كامل و صريح تعيين شود و فروشنده يا انجام دهنده كار نيز حداقل قيمت پيشنهادي خود را نوشته و با ذكر نشاني كامل و قيد تاريخ مدت اعتبار، مهر و امضا نمايد.

تبصره دو: مامور كانون موظف است برگه هاي استعلام بها را با ذكر اين كه استعلامهاي انجام شده به حداقل قيمت ممكن به عمل آمده است، تاييد و امضا نمايد.

تبصره سه: اخذ سه استعلام بها از سه فروشنده اصلي يا انجام دهنده كار، الزامي است.

تبصره چهار: در صورتيكه اخذ استعلام بها مقدور نباشد و يا خريد كالا يا انجام كار جنبه اضطراري و فوري داشته باشد، انجام معامله بدون اخذ استعلام بها به پيشنهاد دبير كانون و پس از تصويب مرجع تصميم گيرنده انجام مي‌گيرد (هيات مديره موظف است دلايل موضوع را در صورتجلسات هيات مديره ثبت و مدارك مربوطه را به نحو مناسب بايگاني نمايد.

ماده شش:انجام معاملات عمده از طريق برگزاري مناقصه خواهد بود. روش برگزاري مناقصه با توجه به مبلغ معامله و بنا به تصويب مرجع تصميم گيرنده به صورت عمومي يا محدود برگزار مي‌شود.

6-1- مناقصه عمومي از طريق انتشار آگهي مناقصه (بنا به اهميت معامله، از يك تا سه نوبت) در يكي از روزنامه‌هاي كثيرالانتشار برگزار خواهد شد.

مناقصه محدود از طريق ارسال آگهي مناقصه و دعوتنامه شركت در مناقصه براي اشخاص حقيقي يا حقوقي ذي‌صلاح انجام مي‌شود. در اين صورت آگهي مناقصه و دعوتنامه شركت در مناقصه بايد براي كليه اشخاص حقيقي يا حقوقي كه نام آنها در فهرست واجدين صلاحيت براي معامله مورد نظر منظور شده، ارسال ‌گردد. (طبق تبصره 2 اين ماده)

تبصره يك: در صورتي كه مرجع تصميم گيرنده، انتشار آگهي مناقصه را در چند محل ضروري تشخيص دهد مي‌تواند در آن محل ها اقدام به نشر آگهي نمايد.

تبصره دو: نحوه تهيه ليست واجدين شرايط شركت در مناقصه محدود، را مرجع تصميم گيرنده تعيين مي‌نمايد. تشخيص صلاحيت، بر اساس شرايطي به عمل خواهد آمد كه به اقتضاي معامله توسط مرجع تصميم گيرنده تعيين مي‌شود.

6-2- آگهي مناقصه و يا دعوتنامه بايد حداقل در برگيرنده موارد زير باشد:

6-2-1- ذكر كليه مشخصات و شرايط مورد معامله به نحو مناسب در آگهي يا دعوتنامه

6-2-2- تعيين مدت زمان لازم از تاريخ آخرين انتشار آگهي يا دعوتنامه جهت ارسال مدارك يا مراجعه به كانون به منظور اخذ مدارك شركت در مناقصه

6-2-3- قيد اختيار كانون در رد يا قبول پيشنهادات

6-2-4- تعيين ميزان سپرده يا تضمين شركت در مناقصه

6-2-5- تعيين ميزان تضمين انجام تعهدات و ترتيب دريافت و استرداد آن

6-2-6- تعيين حداكثر مهلت بررسي پيشنهادات و برنده مناقصه

6-2-7- ذكر ميزان پيش پرداخت (حداكثر 25% مبلغ پيمان) و تعيين نوع تضمين مربوطه

6-2-8- تعيين مدت و نحوه تحويل كالا يا اجراي كار، بر حسب مورد و به نحو مناسب

6-2-9- اخذ پيشنهادات در پاكتهاي سربسته

6-3- روش بررسي پيشنهادات و تعيين برنده مناقصه به صورت زير انجام مي‌شود:

مرجع تصميم گيرنده پاكتهاي رسيده را افتتاح و پس از بررسي پيشنهادات از نظر كامل بودن مدارك و رعايت شرايط، كمترين قيمت را كه در محدوده قيمت عادلانه معامله قرار ميگيرد، به عنوان برنده مناقصه اعلام خواهد نمود.

تبصره يك: در صورتي كه در مدت مقرر، كمتر از دو پيشنهادرسيده باشد، مرجع تصميم گيرنده مي‌توانند تشريفات مناقصه را تجديدو يااز طريق استعلام بها اخذ قيمت نموده و تصميم گيري نمايد و يا موضوع را جهت اخذ تصميم به شوراي عالي ارجاع نمايد.

تبصره دو: محدوده قيمت عادلانه معامله، قبل از افتتاح پاكتها، توسط مرجع تصميم گيرنده (يا به روشي كه مرجع تصميم گيرنده مشخص ميكند) تعيين مي‌شود. در صورتي كه قيمت‌هاي پيشنهادي با محدوده قيمت عادلانه معامله، تفاوت قابل توجهي داشته باشد،ْ مرجع تصميم گيرنده پس از اخذ حداقل سه استعلام از سه فروشنده اصلي يا انجام دهنده كار، برنده مناقصه را اعلام، يا مناقصه را تجديدخواهد نمود.

تبصرهسه: در مواردي كه بيش از يك نوع كالا يا كار، يكجا به مناقصه گذاشته شده باشد، مرجع تصميم گيرنده مي‌تواند با توجه به شرايط قيد شده در مدارك مناقصه نسبت به تعيين برنده كل مناقصه يا برنده جزيي از مناقصه (هر يك از كالا و خدمات) اقدام نمايد.

تبصرهچهار: مرجع تصميم گيرنده مي‌تواند برنده اول و دوم و سوم مناقصه را تعيين كند. در اينصورت سپرده يا تضمين برنده دوم و سوم پس از انعقاد قرارداد با برنده اول و اخذ تضمين انجام تعهدات، مسترد خواهد شد. چنانچه برنده اول از تاريخ ابلاغ نتيجه ظرف مدت مقرر نسبت به سپردن تضمين انجام تعهدات و انجام معامله اقدام نكند، سپرده يا تضمين شركت در مناقصه او به نفع كانون ضبط مي‌شود و به همين ترتيب برندگان دوم و سوم جهت عقد قرارداد و انجام معامله دعوت مي‌شوند.

تبصره پنج: هنگام تنظيم قراردادها (از نوع معاملات متوسط و عمده) تضمين هاي لازم از طرف قرارداد اخذ، و كسور قانوني از پرداخت هاي مربوطه كسر مي‌گردد.

تبصره شش: در زمينه معاملات متوسط و عمده، چنانچه بطور اختصاصي اجراي اين آيين نامه (اعم از برگزاري مناقصه، كسب تكليف از شوراي عالي و .....) موجب توقف عمده در كارهاي اجرايي و يا ضرر و زيان كانون گردد، هيات مديره مي‌تواند معامله را به شرح زير انجام دهد:

-دبير كانون گزارش جامع در زمينه شرايط اختصاصي بازار، عدم امكان برگزاري مناقصه و نياز كانون به انجام معامله در مدت محدود را به هيات مديره تقديم مي‌نمايد.

-هيات مديره درصورت تاييد، مراتب اتخاذ تصميم خود را بلافاصله به اطلاع حداقل يك نفر از بازرسان كانون مي‌رساند.

-هيات مديره درصورت تاييد، كميته اي مركب از حداقل سه نفر از اعضاي هيات مديره (به استثناي دبير كانون) و تعدادي از اعضاي كانون (به تشخيص هيات مديره) را تعيين مي‌نمايد تا كميته مذكور ضمن نظارت بر انجام معامله، كنترل ها و تاييد هاي لازم را به عمل آورند.

-مراتب در اولين جلسه شوراي عالي گزارش مي‌گردد.

ماده هفت:تحويل كالا يا خدمت در معاملات جزيي، راسا“ بوسيله انبار دار و يا تحويل گيرنده كار يا خدمت (حسب مورد)، و در معاملات متوسط و عمده بوسيله هياتي مركب از مسئول مربوطه كانون (مسول تداركات يا مسول اجرايي، حسب مورد)، دبير كانون و نماينده مرجع تصميم گيرنده انجام خواهد شد.

بخش چهار:روش انجام معاملات فروش و ارائه خدمات

ماده هشت:فروش جزيي در كانون پس از تعيين روش صورت خواهد گرفت. فروش، ارائه خدمات و كار جزيي پس از تاييد دبير كانون انجام مي‌شود.

ماده نه:فروش متوسط پس از تاييد دبير كانون و تصويب هيات مديره انجام مي‌شود.

تبصره:فروشاز طريق انجام تشريفات مزايده و با عقد قرارداد خواهد بود. (موارد مشمول اين گونه معاملات، فروش ضايعات، دارايي‌هاي مستعمل، املاك و مستغلات، ماشين آلات و وسايل نقليه و ... مي‌باشد)

9-1- روش برگزاري مزايده فروش متوسط و عمده از طريق انتشار آگهي مزايده خواهد بود كه رعايت نكات زير در آن الزامي است:

1.انتشار آگهي در روزنامه كثيرالانتشار از يك تا سه نوبت، بنا به تشخيص هيات مديره

2.درج اطلاعات كلي در مورد نوع و مشخصات و ميزان كالا

3.تعيين بهاي پايه فروش توسط هيات مديره بر اساس قيمت روز با استعلام بها يا ارزيابي توسط كارشناس منتخب و معامله با خريداري كه بالاترين بها را پيشنهاد مي نمايد.

4.مردود شناختن كليه پيشنهادهاي واصله كمتر از قيمت پايه و تجديد مزايده

5.دريافت بهاي فروش قبل از تحويل كالا يا اتخاذ تمهيداتي كه موجب ضرر و زيان كانون نگردد.

6.رعايت شرايط و مقررات تشريفات مناقصه طبق مفاد ماده شش اين آيين نامه تا آنجا كه با عمل مزايده و ساير شرايط مربوطه منطبق باشد.

9-2- در صورتيكه انجام عمل مزايده به تشخيص دبير كانون و تصويب هيات مديره ميسر و يا به مصلحت نباشد، ميتوان معامله را به طريق ديگري انجام داد. مشروط بر آن كه موضوع در اولين جلسه شوراي عالي مطرح و مورد تصويب واقع شود. در اين صورت هيات مديره نحوه انجام اين گونه معاملات را در هر مورد با كسب نظر شوراي عالي تعيين و اعلام خواهد نمود.

ماده ده:در معاملات عمده فروش همانند معاملات متوسط عمل خواهد شد. ولي پس از تصويب هيأت مديره، اخذ تاييد شوراي عالي الزامي مي‌باشد.

بخش پنجم: كميسيون معاملات

ماده يازده: در شرايط معمول، مرجع تصميم گيرنده معاملات متوسط مذكور در اين آيين نامه، هيأت مديره متشكل از اعضاي هيات مديره مي‌باشد. در شرايطي كه تعدد معاملات كانون ايجاب نمايد، به تشخيص هيات مديره، اعضاي كميسيون معاملات با پيشنهاد هيات مديره و تصويب شوراي عالي به عنوان مرجع تصميم گيرنده براي معاملات متوسط و براي مدت محدود انتخاب مي‌گردند.

كميسيون معاملات مركب از اشخاص ذيل خواهد بود:

-دبير كانون

-حداقل يك عضو هيات مديره

-خزانه‌دار كانون

-ساير افراد به پيشنهاد هيات مديره

تبصره يك:كميسيون معاملات به رياست دبير كانون تشكيل و جلسات كميسيون با حضور كليه اعضا رسميت مي‌يابد و تصميمات متخذه با اكثريت آرا معتبر خواهد بود.

تبصره دو: سقف اختيارات كميسيون معاملات، به پيشنهاد هيات مديره محدود و مشخص مي‌گردد.

بخش ششم: نحوه پرداخت

ماده دوازده: در مورد معاملات جزئي، دبير كانون به صلاحديد خود مي‌تواند براي هر يك از كاركنان موظف و يا اعضاي كانون در خواست تنخواه تا سقف معاملات مذكور را نمايد.

زمان تصفيه تنخواه و يا تجديد آن، حداكثر دو هفته مي‌باشد.

ماده سيزده: در مورد معاملات متوسط و عمده، پرداخت‌ها پس از اخذ مجوزهاي لازم براساس آيين‌نامه حاضر، مستقيماٌ از حساب كانون و براساس اساسنامه و با توجه به امضاهاي مجاز انجام خواهد شد.

تبصره يك: در تمامي پرداخت‌ها بايستي تاييد مرجع تصميم‌گيري به همراه كليه اسناد لازم مقرر براساس اين آيين‌نامه، ضميمه سند حسابداري مربوطه باشد. در سند حسابداري وضعيت پرداخت‌هاي گذشته در صورت وجود، مبلغ كل قابل پرداخت پس از كسر پرداخت‌هاي قبلي و كسور قانوني مربوطه ذكر مي‌شود. خزانه‌دار كانون پس از رؤيت و اطمينان از كفايت مدارك لازم، دستور صدور چك را صادر مي‌نمايد.

در اسناد پرداخت‌ها مي‌بايستي نحوه اطمينان از تحويل كالا و يا خدمت دقيقاً ذكر شده باشد.

تبصره دو: در خصوص فعاليت‌هاي توليدي كانون مانند برگزاري مراسم، جشن، تهيه كتاب، سالنامه، فيلم، يادبودها، خدمات هنري و نظاير آن‌ها و همچنين هزينه‌هاي مربوط به دعوت از فارغ‌التحصيلان برجسته، استادان، بزرگداشت و ... ، رعايت كليه موارد آيين‌نامه به قوت خود باقي مي‌باشد.

در اين موارد، بايستي هزينه‌هاي مربوطه قبلاً ارزيابي شده و به تصويب مراجع تصميم‌گيري برسد.

بودجه لازم در هر مورد با سر فصل مشخص بايستي در بودجه سالانه كانون ديده شده و يا در صورت صلاحديد به صورت بودجه اصلاحي، با مشخص بودن منابع آن در نظر گرفته شود. بر اين اساس پرداخت‌ها براساس سر فصل‌هاي مشخص شده در برآورد مربوطه كه توسط مدير منتخب توسط هيأت مديره تهيه شده، انجام مي‌شود و در انتهاي انجام فعاليت مربوطه، گزارش مالي مربوطه آن توسط مدير منتخب تهيه و به هيأت مديره ارائه مي‌گردد.

بخش هفتم: ساير مقررات و موارد متفرقه

ماده چهارده: مواردي كه از شمول مزايده و مناقصه مستثني هستند، به شرح زير مي‌باشد:

1.خريد كالاهاي انحصاري كه از طرف مراجع صلاحيت دار دولتي و صنفي داراي نرخ مصوب باشند. خريد اينگونه كالاها بايد در راستاي وظايف اصلي كانون و طبق اساسنامه باشد.

2.معاملاتي كه طرف آنها وزارتخانه يا شركت يا موسسه دولتي بوده و انجام معامله مطابق وظايف مندرج در اساسنامه باشد.

3.پرداخت كرايه حمل و نقل هوائي، دريايي، زميني و هزينه ماموريت و مسافرت و نظائر آن در صورت وجود نرخ مصوب.

4.پرداخت حق الزحمه كارشناسان رسمي دادگستري تا ميزان تعرفه هاي قانوني كارشناسان رسمي و حق الوكاله وكلاي رسمي دادگستري و حق الزحمه حسابرسان و خدمات مهندسان مشاور (تا ميزان حق الزحمه مصوب و قانوني).

ماده پانزده: تقسيم و تجزيه معاملات و يا انجام آن در دفعات متعدد به منظور استفاده از حد نصاب كمتر، به نحوي كه معاملات عمده به متوسط و يا معاملات متوسط به معاملات جزيي تبديل گردد، به هيچ وجه مجاز نمي باشد. مگر در مواردي كه زمان مشخص براي خريد برخي از مصالح، تجهيزات و خدمات مورد نياز در طول زمان قابل پيش بيني نبوده و يا خريد

اقلام مزبور به صورت كلي امكان‌پذير و يا به صرفه و صلاح نباشد. (تدارك آنها به دليل حجم زياد، نياز به نقدينگي زياد ويا مشكلات حمل و نقل و انبارداري، در دفعات متعدد صورت گيرد).

ماده شانزده: معاملات پاياپاي (معاوضه)

16-1- خريد و فروش كالا و خدمات جزيي به صورت معاوضه بنا به تشخيص دبير كانون صورت خواهد گرفت.

16-2- معاملات متوسط و عمده به صورت معاوضه پس از تصويب هيات مديره و تاييد شوراي عالي صورت خواهد گرفت.

ماده هفده:خريد خدمات كارشناسان و مشاوران و همچنين استخدام پرسنل كانون، مشمول اين آيين نامه نبوده و طبق ضوابط جداگانه بعمل مي‌آيد.

ماده هيجده: به منظور رسيدگي به آن بخش از معاملات جزيي كه امكان تهيه فاكتور ندارد، تأييديه دبير كانون به همراه خزانه‌دار به عنوان امين كانون در نظر گرفته شده و به عنوان فاكتور معتبر محسوب خواهد شد.

ماده نوزده: پرداخت هزينه هاي مصرفي از قبيل آب، برق، گاز، تلفن، سوخت و ... طبق قوانين و مقررات جاريه دولتي بايد پرداخت شود و مشمول اين آيين نامه نمي‌باشد.

ماده بيست: اين آيين نامه توسط هيات مديره تدوين و در بيست ماده به شوراي عالي كانون پيشنهاد شد و در تاريخ30/05/1404 به تصويب شوراي عالي رسيد و لازم‌الاجرا مي‌باشد.

مسئوليت اجراي آيين‌نامه با خزانه‌دار كانون است كه زير نظر هيأت مديره فعاليت مي‌كند.